شرکت‌های ثبت شده در اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری در صورت اعمال هرگونه تغییرات در شرکت مثل آدرس، سرمایه، شرکاء یا سهامداران، موضوع فعالیت، هیئت مدیره یا بازرسین، تغییر نام شرکت، انحلال، ایجاد شعبه جدید و تغییر مواد اساسنامه یا تصویب اساسنامه جدید باید مجمعی تشکیل دهند و این تصمیمات را طی صورتجلسه‌ای به اداره ثبت شرکت‌ها اطلاع‌رسانی کنند.
حالا این‌که بسته به هر کدام از تغییرات بالا می‌بایست چه صورتجلسه‌ای در چه مجمعی تنظیم شود را در ادامه برای‌تان توضیح می‌دهیم و و نحوه پذیرش اینترنتی و نمونه صورتجلسات هر یک از تغییرات را در انتهای این مطلب قرار می‌دهیم تا شما به راحتی بتوانید هر کدام از این تغییرات را انجام دهید.
نکته‌ای که در این‌جا لازم به ذکر هست این است که مجامع در شرکت‌های سهامی خاص و مسئولیت محدود یکی هست و فقط فرمت تنظیم صورتجلسه متفاوت است. مجامع در شرکت‌ها متشکل است از:
مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده، مجمع عمومی فوق‌العاده، جلسه هیئت مدیره.
معمولا تغییرات که در مواد اساسنامه تغییر ایجاد می‌کند باید در مجمع عمومی فوق‌العاده رسیدگی شود و صورتجلسه‌ای در ارتباط با این مجمع تنظیم شود.، به عنوان مثال تغییر نام شرکت. جلسات بابت تصمیم‌گیری در ارتباط با اعضاء هیئت مدیره بازرسین، تصویب ترازنامه سود و زیان در مجمع عمومی سالیانه که در شرکت‌های سهامی خاص می‌بایست هرسال تا 4 ماه بعد از شروع سال مالی برگزار شود انجام می‌شود اگر این تصمیمات خارج از نوبت 4 ماه اتخاذ شود، می‌بایست در مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده رسیدگی و صورتجلسه شود.
همچنین بسته به اساسنامه و اختیارات هیئت مدیره می‌توان برخی تصمیمات که در حوزه اختیارات این مجامع هست رو در جلسه هیئت مدیره رسیدگی و صورتجلسه کرد.
مراحل اینترنتی تغییرات شرکت‌ها
پس از مشخص شدن تصمیمات و انتخاب مجمع مناسب و تنظیم صورتجلسه حالا باید این صورتجلسات در سامانه ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری پذیرش شود.
ابتدا با کلیک روی این لینک وارد سامانه ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری شوید و سپس طبق تصویر پایین با کلیک روی صورت جلسات تغیرات وارد قسمت مربوط به پذیرش صورتجلسات شوید.
حالا در صفحه‌ای که در پیش روی‌تان باز شده طبق تصویر پایین اطلاعات اولیه مربوط به شرکت شامل اداره کل استان و واحد ثبتی و شناسه ملی شرکت‌تان را وارد کنید و سپس کارد مربوط به تصویر امنیتی را تکمیل کنید و روی دکمه گام بعدی کلیک کنید.
در این گام اطلاعات مربوط به صورتجلسه، متقاضی در قسمت 1 تصویر و امضاءکننده دفاتر در قسمت 2 تصویر (که همان شخصی است که در پایان کار جهت تحویل آگهی باید به اداره ثبت مراجعه کند) (تصویر پایین) را طبق اطلاعات خود پر کنید. در نظر داشته باشید که پر کردن تمام فیلدهای ستاره‌دار اجباری بوده و اطلاعات وارده مربوط به متقاضی می‌بایست با اطلاعات شناسنامه‌ای یکی باشه و مغایرت نداشته باشه، پس از تکمیل این فرم‌ها کادر مربوط به تصویر امنیتی رو تکمیل کنید و روی دکمه گام بعدی کلیک کنید و به گام بعدی بروید.
در این گام شما باید دستورات مربوط به جلسه را از منو انتخاب کنید و با زدن دکمه انتخاب تصمیم تمامی دستورات جلسه را اضافه کنید (طبق تصویر پایین)
پس از اضافه شدن تمامی تصمیمات جلسه به صفحه تصمیمات (طبق تصویر پاین) با کلیک روی دکمه گام بعدی به گام بعدی بروید.
در گام‌های بعدی بسته به تصمیمات مجمع با گام‌های مختلفی رو به رو می‌شوید که ممکن است گام مربوط به ورود آدرس جدید یا انتخاب نام‌های جدید یا اعلام سرمایه جدید باشد که پس از پر کردن فرم‌های مربوطه شما وارد گام اشخاص می‌شوید که می‌بایست مشخصات تمامی افراد حاضر در جلسه که صورتجلسات مربوطه را امضاء کردند شامل اعضاء هیئت مدیره، سهامداران (یا وکیل رسمی)، بازرسین (در صورتی که شرکت سهامی خاص باشد) را وارد نمایید. (طبق تصویر پایین قسمت شماره 1) پس از ورود اطلاعات شناسایی هر فرد با زد دکمه ثبت اطلاعات اشخاص فرد به لیست اشخاص اضافه می‌شود. (قسمت شماره 2 تصویر) پس از ورود تمام افراد و اضافه کردن آن‌ها به لیست اشخاص از همین گام بر روی تغیرات اشخاص شخصیت حقوقی (که در تصویر پایین با کادر قرمز مشخص شده) کلیک کنید و به این صفحه وارد شوید.
در این صفحه شما می‌بایست افرادی که به موجب صورتجلسه وارد شرکت شدند یا تغییر در سمت یا سهام‌شان اعمال شده یا از شرکت خارج می‌شوند رو در این‌جا وارد کنید. ابتدا (طبق تصویر پایین) نوع تغییر در شخص را مشخص می‌کنید، سپس بسته به انتخاب نوع تغییر شما می‌توانید در صورت اعمال ویرایش روی افراد سابق شرکت یا خروج آن‌ها از شرکت می‌تونید با کلیک روی منوی اشخاص سابق شخصیت حقوقی به لیستی از سهامداران یا اعضای شرکت دسترسی پیدا کنید و آن‌ها را از این منو انتخاب کنید یا افرادی که در این لیست وجود ندارند را با زدن دکمه ورود اطلاعات اشخاص بارگذاری نشده می‌توانید اطلاعات فرد را به صورت دستی وارد کنید.
با زدن دکمه ورود اطلاعات شخص بارگذاری نشده یا انتخاب جدید از منو نوع تغییر در شخص فرمی برای شما به نمایش گذاشته می‌شود (طبق تصویر پایین) که همانند تمامی فرم‌هایی که تا حالا داشتیم باید تمامی فیلدهای ستاره‌دار را طبق اطلاعات شناسایی هر فرد وارد کنید و سپس روی دکمه ثبت اطلاعات کلیک کنید تا شخص به لیست اضافه شود. .
پس از اضافه کردن تمام افراد جدید و تغییر یافته یا حذف شده به لیست (طبق تصویر پایین) با کلیک روی دکمه گام بعدی به گام بعدی بروید.
در این گام شما باید سمت در جلسه هر یک از افرادی که در گام اشخاص وارد کردید را مشخص کنید، با کلیک روی منوی اشخاص حاضر جلسه لیست افرادی که در گام اشخاص وارد کردید را مشاهده می‌کنید (طبق تصویر پایین) که با انتخاب هر فرد با کلیک روی منوی سمت در جلسه سمت آن فرد را در صورتجلسه مشخص می‌کنید. پس از ورود تمامی افراد موجود در لیست اشخاص حاضر از همین صفحه با کلیک روی تغییرات سمت اشخاص شخصیت حقوقی وارد این صفحه شوید.
در این صفحه می‌بایست سمت افرادی که در گام تغییرات اشخاص شخصیت حقوقی وارد کردید را مشخص کنید (طبق تصویر پایین) تمام فیلدهای ستاره‌دار این فرم رو طبق اطلاعات صورتجلسه (قسمت 1 تصویر پایین) پر کنید و توجه داشته باشید که مغایرتی با صورتجلسه نداشته باشد. پس از تکمیل اطلاعات مربوط به هر فرد با زدن دکمه ثبت سمت اشخاص به لیست اضافه کنید (قسمت 2 تصویر پایین)
در آخر و پس از تکمیل لیست با کلیک روی دکمه گام بعدی به صفحه بعد بروید.
در صورتی که وکیل سهامداری در جلسه حضور داشته و صورتجلسه را به صورت وکالتی امضا کرده اطلاعات وکیل و موکل را وارد می‌کنید. سپس با کلیک روی دکمه گام بعدی به گام بعدی بروید.
در این گام شما باید صورتجلسه‌ای که برای این مجمع تهیه کردید را تایپ کنید و با زدن دکمه گام بعد از این گام عبور کنید. (طبق تصویر پایین) در نظر داشته باشید در انتهای این مطلب نمونه به‌روز شده صورتجلسات جهت دانلود در دسترس شما است.
حالا شما وارد گام پایانی پذیرش صورتجلسه شدید. در این‌جا شما خلاصه‌ای از تغییراتی که طبق اطلاعات وارد شده در گام‌های قبلی درخواست دادید را می‌بینید. در صورتی که این اطلاعات را مشاهده نمی‌کنید می‌باست به گام‌های قبلی برد و مجدد اطلاعات وارد شده رو چک کنید پس از اطمینان از درستی اطلاعاتی که مشاهده می‌کنید و اطلاع از مدارک مورد نیاز می‌توانید با زدن تیک تائید اطلاعات وارد شده و مدارک مورد نیاز با کلیک روی دکمه پذیرش نهایی درخواست خود را نهایی کنید. (طبق تصویر پایین)
نمونه صورتجلسات سهامی خاص
نمونه صورتجلسات مسئولیت محدود
